Inhalt12 Abschnitte
- 01Was steckt hinter „Das läuft über den zentralen Einkauf“?
- 02Wie erkennen Sie, ob eine Regel oder eine Person blockiert?
- 03Welche drei Rückfragen führen zum Einkauf?
- 04Wann sprechen Sie den Einkauf selbst an?
- 05Was zeigt ein Projekt mit einem Hersteller von Kühlzellen?
- 06Welche Fehler machen Anrufer bei diesem Einwand?
- 07Wann passt die Anfrage beim Einkauf nicht?
- 08Wie bereiten Sie die Anfrage an den Einkauf vor?
- 09Was tun Sie, wenn der Einkauf nicht antwortet?
- 10Welche Unterlagen fragt der Einkauf meist ab?
- 11Welche Notiz gehört in den Datensatz?
- 12Wie arbeitet KRAUSS mit Konzernregeln?
Was steckt hinter „Das läuft über den zentralen Einkauf“?
In der Einwandbehandlung beschreibt der Satz eine Regel, keine persönliche Haltung. Ein Konzern hat festgelegt, dass neue Lieferanten über den Einkauf laufen und dass Rahmenverträge für bestimmte Leistungen gelten. Der Kontakt am Telefon ist in dieser Regel gebunden, auch wenn er Ihr Angebot sinnvoll findet.
Der Einwand ist deshalb ein Prozess, kein Nein. Die Frage lautet nicht, ob der Kontakt Sie will, sondern wie ein neuer Anbieter in den Konzern kommt und wann die Aufnahme möglich ist. Wer das zu früh mit einer Präsentation beantwortet, spricht mit der falschen Person.
Dieser Leitfaden behandelt nur die Konzernregel am Telefon. Die Vorbereitung auf eine Lieferantenprüfung steht auf der Checkliste Lieferantenselbstauskunft vorbereiten. Hier geht es um die Frage nach dem Weg, die Wiedervorlage und den Termin beim Einkauf.
Wie erkennen Sie, ob eine Regel oder eine Person blockiert?
Eine Regel hat Worte wie „Vorgabe“, „Rahmenvertrag“, „Liste“ oder „Konzern“. Eine Person blockiert, wenn sie den Ablauf kennt, ihn aber nicht erklären will oder jede Frage mit der Regel beantwortet, ohne einen Weg zu nennen. Die Unterscheidung zeigt, ob Sie nach dem Weg oder nach einer Ausnahme fragen.
Drei Hinweise helfen beim Einordnen. Erstens, ob der Kontakt einen Zeitpunkt nennt, an dem die Aufnahme möglich ist. Zweitens, ob er einen Namen im Einkauf nennt. Drittens, ob er eine Ausnahme für möglich hält. Ein Kontakt, der einen Namen oder einen Zeitpunkt nennt, ist ein Wegweiser.
| Aussage des Kontakts | Lesart | Ihre nächste Frage |
|---|---|---|
| „Neue Lieferanten nehmen wir nur über den Einkauf auf.“ | Verfahren ist festgelegt | Wie läuft die Aufnahme, und wer prüft sie? |
| „Wir haben einen Rahmenvertrag mit einem anderen Anbieter.“ | Leistung ist gebunden | Für welche Leistung gilt der Vertrag genau? |
| „Vor dem nächsten Quartal nehmen wir niemanden auf.“ | Zeitpunkt steht fest | Wann fragen wir den Einkauf zu diesem Zeitpunkt an? |
| „Das entscheide ich nicht.“ | Zuständigkeit liegt woanders | Wer im Einkauf nimmt solche Anfragen an? |
Welche drei Rückfragen führen zum Einkauf?
Antworten Sie mit einer Frage zum Weg. Jede der drei Rückfragen gehört zu einer anderen Zeile der Tabelle, und Sie wählen nach dem, was der Kontakt zuerst gesagt hat. Die Fragen sind kurz, weil der Kontakt die Regel selbst kennt.
Rückfrage eins: Die Aufnahme. „Wie läuft die Aufnahme neuer Lieferanten bei Ihnen ab?“ Die Antwort beschreibt den Ablauf, und Sie hören, welche Unterlagen gefordert sind. Notieren Sie die Schritte in der Reihenfolge, in der der Kontakt sie nennt.
Rückfrage zwei: Die Ausnahme. „Gibt es einen Bereich oder einen Standort, der neue Leistungen außerhalb des Rahmenvertrags anfragen darf?“ Die Frage fragt nach dem Spielraum, nicht nach dem Verstoß gegen die Regel. Viele Konzerne haben einen solchen Bereich, und der Kontakt kennt ihn.
Rückfrage drei: Der Zeitpunkt. „Wann prüft der Einkauf neue Anbieter das nächste Mal, und wer nennt Ihnen den Termin?“ Die Antwort gibt Ihnen den Tag für die Wiedervorlage und den Namen, den Sie ansprechen können.
Wie läuft die Aufnahme neuer Lieferanten bei Ihnen ab, und wer prüft sie? [Antwort abwarten] Gibt es einen Termin, an dem der Einkauf neue Anbieter prüft?
Die Rückfrage hat meist höchstens 15 Wörter. Danach hören Sie zu und verzichten auf den Vortrag über Ihr Angebot. Der Kontakt braucht in diesem Gespräch einen Weg, keine Argumente.
Wann sprechen Sie den Einkauf selbst an?
Sie sprechen den Einkauf an, wenn der Kontakt einen Zeitpunkt oder einen Namen genannt hat und zustimmt. Nennen Sie ihm vorher, dass Sie den Einkauf zu diesem Zeitpunkt anfragen wollen, und notieren Sie seine Antwort. Ohne diese Zustimmung bleibt der Weg verschlossen.
Im Gegenbeispiel bestätigt der Kontakt, dass vor dem nächsten Quartal keine Neuaufnahme möglich ist. Dann ist das ein Prozess und kein Einwand. Sie setzen eine Wiedervorlage für den Zeitpunkt, der drei Wochen vor dem Quartal liegt, und fragen den Einkauf dann mit einem Hinweis auf den Kontakt an.
Der Unterschied liegt im Anlass. Ein Einkauf, der ohne Anlass angeschrieben wird, prüft nicht. Ein Einkauf, der eine Anfrage mit Bezug auf einen Termin erhält, prüft in der Regel den Umfang der Leistung und die Lieferantenliste. Der Kontakt bleibt dabei der Ansprechpartner für seine Abteilung.
Was zeigt ein Projekt mit einem Hersteller von Kühlzellen?
In einem Projekt für einen Hersteller von Kühlzellen für Handelsketten hatte der Konzern fünf Standorte, die alle über den zentralen Einkauf liefen. Im ersten Gespräch mit einem Standortleiter hieß es, neue Anbieter würden nur einmal im Quartal geprüft.
Das Team fragte nach dem Prüfzeitpunkt und nach einem Standort, der außerhalb des Rahmenvertrags anfragen durfte. Es fand einen Standort mit einem eigenen Budget für Schulungen. Dort führte das Team 17 Gespräche mit Standortleitern, 4 davon führten zu Terminen, die mit dem Einkauf abgestimmt waren.
Das Beispiel zeigt die Grenze: Die zentrale Regel blieb bestehen. Der Termin entstand nur an der Stelle, die einen eigenen Spielraum hatte, und mit der Zustimmung des Kontakts. Für die übrigen Standorte blieb das Quartal als Wiedervorlage.
Welche Fehler machen Anrufer bei diesem Einwand?
Drei Fehler kosten bei diesem Einwand den Zugang zum Einkauf. Die Liste zeigt sie mit der Folge und dem besseren Schritt.
- 01
Den Kontakt bitten, die Konzernregel zu umgehen, damit ein Termin entsteht.
Folge: Der Kontakt verliert seine Glaubwürdigkeit im Konzern, und das Gespräch endet.
Besser: Den Weg über den Einkauf erfragen und dort den Zeitpunkt der nächsten Aufnahme klären.
- 02
Den Rahmenvertrag inhaltlich kritisieren.
Folge: Der Kontakt verteidigt die Regel, weil sie seine Arbeit schützt, und Sie stehen als Störung da.
Besser: Die Regel als Prozess behandeln und fragen, wann sie wieder geöffnet wird.
- 03
Den Einkauf direkt anrufen, ohne den Kontakt zu informieren.
Folge: Der Kontakt fühlt sich übergangen und nennt Ihnen keine Wege mehr.
Besser: Den Kontakt nennen, dass Sie den Einkauf zum Zeitpunkt X ansprechen wollen, und seine Zustimmung notieren.
Wann passt die Anfrage beim Einkauf nicht?
Die Anfrage beim Einkauf passt in drei Lagen nicht, und jede davon verlangt einen anderen Weg.
- Wenn der Kontakt einen Rahmenvertrag mit einem Anbieter nennt, der Ihre Leistung ausdrücklich enthält, ist das kein Einwand mehr, sondern eine Frage nach dem Leistungsumfang.
- Wenn der Kontakt nicht weiß, wer im Konzern die Lieferanten aufnimmt, klären Sie zuerst den Weg, bevor Sie einen zweiten Anruf setzen.
- Wenn der Einkauf jede Anfrage über ein Formular verlangt, gehört die Anfrage in das Formular, und das Telefon hilft nicht weiter.
Wie bereiten Sie die Anfrage an den Einkauf vor?
Eine Anfrage beim Einkauf braucht drei Dinge: den Namen des Kontakts, der sie weitergibt, den Anlass und den Zeitpunkt, zu dem der Einkauf sie prüfen soll. Schreiben Sie die Anfrage kurz, mit einem Satz zum Nutzen und einem Satz zur Lieferantenprüfung. Nennen Sie in der ersten Anfrage keine Konditionen, weil der Einkauf sie nach der Prüfung verhandelt. Hängen Sie nur die Unterlagen an, die der Einkauf verlangt, und verweisen Sie sonst auf die Checkliste zur Lieferantenselbstauskunft. Eine vollständige Anfrage im ersten Versuch spart die Rückfrage, die den Einkauf sonst zum Warten zwingt.
Was tun Sie, wenn der Einkauf nicht antwortet?
Warten Sie bis zum genannten Zeitpunkt und fragen Sie dann einmal nach, mit Bezug auf die erste Anfrage. Eine zweite Nachfrage nach wenigen Tagen wirkt drängend und kann den Einkauf verstimmen. Hat der Einkauf bis zum Zeitpunkt nicht reagiert, notieren Sie den Stand, die Frist und den Namen der Stelle. Der Kontakt im Standort bleibt Ihr Ansprechpartner für den Anlass und kann den Einkauf erneut anstoßen.
Welche Unterlagen fragt der Einkauf meist ab?
Welche Unterlagen ein Einkauf verlangt, legt der Konzern fest, und Sie erfahren es nur vom Kontakt. Angaben zur Firma und zu den Ansprechpartnern gehören oft dazu, Nachweise zu Datenschutz und Zertifizierungen ebenso. Fragen Sie den Kontakt, welche Liste er nutzt, und bitten Sie um die Vorlage, bevor Sie etwas vorbereiten. Ein Formular, das der Einkauf schon kennt, wird schneller geprüft als ein Dokument aus einer anderen Vorlage.
Eine Zusage über die Prüfung können Sie nicht geben. Sie können nur sagen, dass Sie die Unterlagen fristgerecht liefern und Rückfragen des Einkaufs zügig beantworten. Diese Zusage halten Sie nur, wenn die Unterlagen im Team griffbereit liegen. Deshalb gehört die Liste in die Checkliste zur Lieferantenselbstauskunft, die das Team pflegt.
Ein Fehler wird oft gemacht: Die Unterlagen werden erst nach der Zusage des Kontakts zusammengestellt. Dann dauert die Prüfung länger, als der Kontakt geplant hat, und er hält das Team für unzuverlässig, obwohl es nur spät angefragt wurde.
Welche Notiz gehört in den Datensatz?
Halten Sie den Namen der Stelle fest, die über die Aufnahme entscheidet, den Zeitpunkt der nächsten Prüfung und die Zustimmung des Kontakts zur Anfrage. Diese drei Angaben entscheiden, ob der nächste Anruf zulässig ist und an der richtigen Stelle ansetzt.
Schreiben Sie außerdem die Schritte der Aufnahme auf, wie der Kontakt sie beschrieben hat. Die Schritte sind der Fahrplan für Ihre Anfrage, und das nächste Team muss sie nicht noch einmal erfragen. Eine Vermutung zum Ablauf gehört in ein eigenes Feld.
Setzen Sie die Wiedervorlage erst, wenn der Zeitpunkt feststeht. Ein Datum ohne Zeitpunkt führt zu einem Anruf, den der Einkauf nicht zuordnen kann.
Wie arbeitet KRAUSS mit Konzernregeln?
KRAUSS nimmt die Regel des Kunden als gegeben und sucht den Weg, der zu ihr passt. Wir fragen nach dem Prüfzeitpunkt, nach dem Spielraum an den Standorten und nach der Zustimmung des Kontakts. Die Grundlage beschreibt die Seite Methode, die Zahlen zur Bestätigung stehen auf den Fakten.
Wer die Rolle des Kaufgremiums in einem Konzern verstehen will, liest den Glossareintrag Kaufgremium. Den Weg zur Auswahl eines Dienstleisters, der mit solchen Regeln arbeiten kann, zeigt die Seite Kaltakquise-Agentur.
Achten Sie beim Termin mit dem Einkauf auf die Form. Der Einkauf erwartet eine kurze Anfrage mit klarem Anlass, einem Namen aus dem Standort und einer Frage zum Prüfungsweg. Eine Präsentation des Angebots ist in dieser Phase zu früh. Wer die Anfrage in drei Absätzen hält, bekommt meist die Rückfrage, welcher Standort gemeint ist. Schreiben Sie den Standort deshalb in den ersten Satz und nennen Sie den Zeitpunkt, zu dem Sie wieder anfragen.
Den nächsten Schritt bereiten Sie mit dem Einwand-Spickzettel vor. Ein Gespräch zu Ihrer Konzernregel führen Sie im Erstgespräch.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet das in Ihrem Markt?
Der Preis richtet sich nach Zielmarkt, Erreichbarkeit und Terminmenge. Wenn das Gespräch sitzt, führen wir es für Sie. Das Testprojekt prüft an echten Terminen, was Ihre Zielgruppe hergibt. Den Umfang legen Sie im 15-Minuten-Gespräch fest.
