Wann ist die beste Zeit für B2B-Telefonakquise?

Gibt es eine beste Anrufzeit im B2B?

Nein, eine einzige beste Anrufzeit gibt es nicht. Wann ein Entscheider ans Telefon geht, hängt von seiner Rolle ab, von seinem Betrieb und davon, wie sein Vorzimmer Anrufe filtert. Belegte Quoten für alle Branchen kennen wir nicht, und wir erfinden keine. Das Vorzimmer, in der Fachsprache der Gatekeeper, entscheidet oft mit, wann ein Anruf durchkommt.

Belegen lässt sich dagegen eine Methode: Sie legen zwei Zeitfenster fest, zählen in beiden gleich viele Wahlversuche und vergleichen, wie oft Sie den Entscheider selbst erreichen. Das dauert eine Woche und ersetzt jede Faustregel, auch die in diesem Text. Für die Erreichbarkeit Ihrer Zielgruppe zählt am Ende nur Ihre eigene Zahl.

Ein Wahlversuch zählt jedes Mal, wenn jemand eine Nummer wählt, auch wenn die Mailbox oder das Vorzimmer antwortet. Ein erreichter Entscheider ist der Mensch, der über Ihr Thema entscheidet und im Gespräch zuhört. Beide Zahlen brauchen Sie für den Vergleich.

Welche Startannahmen gelten je Zielrolle?

Als Startannahme gilt: Geschäftsführer erreichen Sie früh und spät, Fachbereichsleiter am Vormittag und Gastronomen zwischen Mittag- und Abendservice. Die Tabelle gibt Ihnen einen Ausgangspunkt für den Test, nicht das Ergebnis.

Die Begründung in der dritten Spalte zeigt, wie Sie auf Ihre eigene Zielrolle kommen: Fragen Sie nicht „Wann haben die Zeit?“, sondern „Wo steht diese Person um 8 Uhr, um 11 Uhr und um 16 Uhr?“ Wer in der Halle steht, nimmt keinen Anruf am Schreibtisch an. Wer im Hotelservice arbeitet, hört das Telefon zwischen zwei Schüben.

Wenn Sie die Rolle nicht einordnen können, rufen Sie die Zentrale an und fragen Sie nach der besten Erreichbarkeit. Die Antwort „Frau Meyer ist ab acht da“ ist ein Fenster, das Sie in keiner Studie finden. Das Vorgehen beschreibt der Leitfaden zum Vorzimmer.

Wie führen Sie den Zeitfenster-Test durch?

Sie führen den Test durch, indem Sie zwei Fenster festlegen, je 60 Wahlversuche zählen und nach jedem Block die erreichten Entscheider notieren. Der Aufwand liegt bei einer Woche, wenn Sie täglich eine Stunde telefonieren.

Gehen Sie in fünf Schritten vor:

1. Wählen Sie eine Zielrolle und mindestens 120 Kontakte mit Durchwahl oder Namen.
2. Teilen Sie die Liste zufällig in zwei Hälften, damit kein Fenster die besseren Kontakte bekommt.
3. Rufen Sie Hälfte A nur im Fenster A an und Hälfte B nur im Fenster B.
4. Notieren Sie nach jedem Versuch das Ergebnis in einem Wort: Entscheider, Vorzimmer, Mailbox, besetzt, falsche Nummer.
5. Wiederholen Sie den Test eine Woche später mit getauschten Hälften, damit der Wochentag nicht das Ergebnis färbt.

Zielrolle: [Rolle]    Woche: [KW]
Fenster A: [von bis Uhr]    Fenster B: [von bis Uhr]
Zeile je Versuch: [Fenster] | [Wochentag] | [Name] | [Ergebnis in einem Wort]
Auswertung: Wahlversuche [Zahl] | erreichte Entscheider [Zahl] | Quote [Prozent]
Notiz: [Auffälligkeiten, zum Beispiel Mailbox ab 17 Uhr]

Die Zeile „Notiz“ liefert oft mehr als die Quote. Wer notiert, dass das Vorzimmer ab 17:30 Uhr nicht mehr besetzt ist, hat ein Fenster gefunden, das Sie in keiner Tabelle sehen.

Wie werten Sie den Test aus?

Sie werten den Test aus, indem Sie die erreichten Entscheider durch die Wahlversuche teilen, je Fenster. Der Unterschied zeigt sich in Gesprächen je Anruferstunde, denn die Stunde Ihres Teams ist das, was Sie bezahlen.

Im Beispiel liegt die Quote im Fenster A bei 15,0 % Prozent und im Fenster B bei 28,3 % Prozent. Bei 30 Wahlversuchen je Stunde führt das zu 4,5 Gesprächen mit Entscheidern im Fenster A und 8,5 im Fenster B, also 4,0 Gespräche mehr in derselben Zeit. Die Zahlen sind frei gewählt und zeigen den Rechenweg. Setzen Sie Ihre eigenen ein.

Zwei Grenzen gehören zur Auswertung. Erstens zeigt die Quote nur, wie oft Sie ans Ziel kommen, nicht wie gut das Gespräch läuft. Ein Entscheider, den Sie um 8 Uhr zwischen zwei Terminen erwischen, hört vielleicht nur 30 Sekunden zu. Zählen Sie darum zusätzlich die Termine je 100 Wahlversuche, die Terminquote. Zweitens braucht ein Unterschied von wenigen Gesprächen mehr Wiederholung, bevor Sie den Plan ändern.

Wie wirkt die Anrufzeit in der Praxis?

Die Anrufzeit verschiebt die Erreichquote in der Praxis um das Doppelte bis Dreifache, und zwar in jeder Branche in eine andere Richtung. In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik riefen die Anrufer die Küchenleitungen von Hotels zunächst zwischen 10 und 12 Uhr an. Von 80 Wahlversuchen erreichten sie 6 Küchenleiter. Nach der Verlegung der Blöcke auf 14:30 bis 16:00 Uhr erreichten sie bei 80 Wahlversuchen 19 Küchenleiter. Die Liste und der Text blieben gleich, nur das Fenster änderte sich.

In einem Projekt für einen Anbieter von Prüftechnik für die Lebensmittelindustrie lagen die Fenster umgekehrt. Qualitätsleiter waren zwischen 8 und 9 Uhr am Platz, nach der Frühbesprechung. Von 60 Wahlversuchen in diesem Fenster führten 14 zu einem Gespräch, von 60 Versuchen zwischen 13 und 14 Uhr nur 7.

Beide Beispiele zeigen, dass dieselbe Regel in zwei Branchen in entgegengesetzte Richtungen führt. Eine Tabelle aus dem Netz hätte eine der beiden Gruppen in das falsche Fenster geschickt.