Was ist ein Vertriebsengpass?
Ein Vertriebsengpass ist die Stufe im Verkauf, die den Durchfluss vom ersten Anruf bis zum Abschluss begrenzt. Sie bestimmt, wie viele Abschlüsse ein Vertrieb schafft, so wie die engste Stelle eines Rohrs die Menge bestimmt. Verbessern Sie eine andere Stufe, ändert sich das Ergebnis kaum.
Der Verkauf hat vier Stufen: Anrufe, Termine, Angebote und Abschlüsse. Den Engpass finden Sie, indem Sie die Quote jeder Stufe messen und mit dem Ziel vergleichen. Die Zahlen und Formeln dazu stehen im Leitfaden Welche Kennzahlen zeigen, ob meine Akquise funktioniert?.
Woran erkennen Sie fehlende Terminkapazität?
Fehlende Terminkapazität erkennen Sie an freien Kalenderplätzen im Außendienst bei einer normalen Quote von Angebot und Abschluss. Der Außendienst könnte mehr Gespräche führen, es kommen aber keine Termine nach.
| Stufe | Zeichen eines Engpasses | Erster Eingriff |
|---|---|---|
| Anrufe | Zu wenige Anrufstunden, Liste zu klein | Kapazität oder Liste erhöhen |
| Termine | Freie Kalenderplätze im Außendienst | Zufluss an Terminen erhöhen |
| Angebote | Termine ohne Angebot, Bedarf unklar | Bedarfsfragen vor der Buchung, Kaufcheck |
| Abschlüsse | Viele Angebote ohne Entscheidung | Entscheider einladen, Nachfassen mit Datum |
Die Rechnung zeigt, wie viele Plätze im Kalender frei bleiben.
Rechenbeispiel
Beispielzahlen, frei gewählt, keine Messwerte
Freie Terminkapazität im Außendienst: Rechnung mit Ihren Werten
- Annahme: Außendienstler mit Neukundenauftrag5(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Neukundentermine je Außendienstler und Woche, die der Kalender trägt6 Termine(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
- Annahme: Wochen im Monat4(Rechengröße dieses Beispiels)
- Annahme: Neukundentermine, die im Monat tatsächlich stattfinden70 Termine(Annahme dieses Beispiels, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Terminkapazität im Monat | 5 × 6 × 4 | 120 Termine |
| Freie Termine im Monat | 5 × 6 × 4 − 70 | 50 Termine |
| Auslastung mit Neukundenterminen | 70 ÷ (5 × 6 × 4) × 100 | 58 % |
Die Werte sind Annahmen dieses Eintrags. Ersetzen Sie sie durch Ihre Zahlen: Außendienstler mit Neukundenauftrag, Termine, die der Kalender trägt, und stattgefundene Termine der letzten vier Wochen. Ein No-Show verbraucht Kapazität und liefert nichts, zählen Sie ihn nicht mit.
In einem Projekt für einen Hersteller von Betriebseinrichtungen klagte die Geschäftsführung über schwachen Abschluss. Die Messung ergab 4 Außendienstler mit je 5 möglichen Neukundenterminen pro Woche und nur 9 stattgefundenen Terminen im Monat bei 80 möglichen. Der Abschluss lag im üblichen Bereich. Der Engpass lag bei den Terminen. Nach acht Wochen mit zusätzlicher Terminierung stieg die Zahl auf 31 Termine im Monat, und die Abschlüsse stiegen im selben Verhältnis.
Wie testen Sie Ihren Vertrieb in zehn Fragen?
Sie testen Ihren Vertrieb, indem Sie zehn Fragen mit Ja oder Nein beantworten. Je mehr Ja-Antworten, desto wahrscheinlicher fehlen Termine. Der Test ersetzt keine Messung, er zeigt, wo Sie messen.
- Haben Außendienstler in den letzten vier Wochen Kalenderlücken für Neukunden?
- Sagt der Außendienst, dass Termine fehlen, nicht Angebote?
- Führen Sie weniger als sechs Neukundentermine je Außendienstler und Woche?
- Hängt Ihr Neukundengeschäft an wenigen Empfehlungen oder Messen?
- Ruft bei Ihnen niemand regelmäßig Neukunden an, oder nur nebenbei?
- Ist die Quote vom Angebot zum Abschluss im üblichen Bereich?
- Findet fast jeder vereinbarte Termin tatsächlich statt?
- Fehlt Ihnen eine gepflegte Liste mit Ansprechpartnern?
- Wächst die Pipeline langsamer als der Plan?
- Würden zusätzliche Termine Ihr Ziel in drei Monaten tragen?
Sieben oder mehr Ja-Antworten deuten auf einen Terminengpass hin, bei drei oder weniger liegt der Engpass wahrscheinlich hinter dem Termin. Das ist eine Arbeitsregel der Redaktion und kein Messwert.
Wann hilft der Test nicht?
Der Test hilft nicht, wenn Sie weniger als 20 Neukundentermine im Quartal führen oder wenn Saison und Projektgeschäft die Zahlen stark schwanken lassen. Dann messen Sie zuerst über ein Jahr, bevor Sie eine Ursache festlegen.
- 01
Bei schwachem Umsatz zuerst den Abschluss schulen.
Folge: Das Training trifft eine Stufe, die nicht der Engpass ist, und die Zahl der Termine bleibt gleich.
Besser: Erst die Quote jeder Stufe messen und dort ansetzen, wo die Lücke zum Ziel am größten ist.
- 02
Vereinbarte Termine als Terminkapazität zählen.
Folge: Ausgefallene Termine verschwinden aus der Rechnung, und der Kalender wirkt voller, als er ist.
Besser: Nur stattgefundene Termine zählen und die Show-Rate daneben stellen.
Zusätzliche Termine kaufen Sie über die Telefonakquise von KRAUSS: Akquiseprofis vereinbaren Verkaufstermine für Ihren Außendienst, jeder Termin besteht den Kaufcheck und wird doppelt bestätigt (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Laut Belkins braucht ein Termin aus Kaltanrufen in einer Auswertung von über 175.000 Wählversuchen aus 2025 rund 370 Wählversuche (Belkins, Stand 06/2026). Im Neukunden-Check beantworten Sie sechs Fragen zu Ihrer Neukundengewinnung. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.
