Was bedeutet Tourenplanung im Außendienst?
Tourenplanung legt fest, welche Besuche an welchem Tag in welcher Reihenfolge stattfinden. Ziel ist, dass möglichst wenig Zeit zwischen den Terminen verloren geht.
Der Begriff gehört zum Außendienst und zur Terminierung. Die Terminierung liefert die Termine, die Tourenplanung ordnet sie.
Wie wirkt eine geballte Tour gegenüber verstreuten Terminen?
Eine geballte Tour spart die Fahrzeit, die zwischen weit auseinanderliegenden Terminen verloren geht. Der Rechenblock zeigt die Ersparnis mit Ihren Zahlen. Er enthält keine Marktwerte, nur Felder, die Sie ausfüllen.
Die Zahlen unten sind frei gewählt. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Fahrzeiten, dann zeigt der Block Ihre Ersparnis je Woche.
Rechenbeispiel
Beispielzahlen, frei gewählt, keine Messwerte
Fahrzeit geballt gegenüber verstreut
- Annahme: Besuchstage je Woche5 Tage(frei gewählt, Ihre Zahl einsetzen)
- Annahme: Fahrzeit je Tag bei verstreuten Terminen90(Minuten, frei gewählt, Ihre Zahl einsetzen)
- Annahme: Fahrzeit je Tag bei geballter Tour40(Minuten, frei gewählt, Ihre Zahl einsetzen)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Fahrzeit je Woche verstreut in Minuten | 90 × 5 | 450 |
| Fahrzeit je Woche geballt in Minuten | 40 × 5 | 200 |
| Ersparnis je Woche in Stunden | (90 − 40) × 5 ÷ 60 | 4,2 |
Wann sind verstreute Termine trotzdem richtig?
Verstreute Termine sind richtig, wenn ein Kunde nur an einem festen Tag erreichbar ist oder ein Termin mehr Vorlauf braucht, als eine Tour zulässt. Dann kostet die Fahrzeit mehr, aber der Termin kommt zustande.
Die Entscheidung ist eine Abwägung. Die Checkliste zur Routenplanung im Außendienst listet die Fragen, die vor jeder Tour zu klären sind.
Wie plant man eine geballte Tour in fünf Schritten?
Eine geballte Tour entsteht, wenn Termine nach Region und Tag sortiert werden, bevor der Kalender gefüllt wird. Die Reihenfolge der Schritte bestimmt, wie viel Fahrzeit am Ende übrig bleibt.
- Termine sammeln: Alle bestätigten Termine der Woche mit Ort und Uhrzeit in eine Liste schreiben.
- Regionen bilden: Termine nach Postleitzahl oder Anfahrtsweg gruppieren, nicht nach Kundenname.
- Tage zuordnen: Je Region einen festen Tag wählen, damit der Außendienst nicht täglich die Richtung wechselt.
- Puffer setzen: Zwischen zwei Terminen einen Puffer für Verspätungen einplanen.
- Ersparnis prüfen: Die Fahrzeit der Tour mit der verstreuten Woche vergleichen, wie der Rechenblock es zeigt.
Der letzte Schritt verhindert, dass eine Tour gebaut wird, die auf dem Papier Zeit spart und in der Praxis keine. Bleibt die Ersparnis klein, lohnt sich eine Bündelung nicht.
- 01
Fahrzeit nur grob schätzen.
Folge: Die Ersparnis fällt zu hoch oder zu niedrig aus und die Tour passt nicht.
Besser: Fahrzeiten je Tag aus dem Kalender der letzten Wochen ablesen.
- 02
Geballte Termine ohne Puffer planen.
Folge: Ein verspäteter Termin verschiebt den ganzen Tag.
Besser: Zwischen zwei Terminen mindestens einen Puffer einplanen.
