Welche Unterlagen verlangen Handel und Großküche vor einer Listung?

Welche Firmen- und Vertragsunterlagen gehören in die Selbstauskunft?

In die Selbstauskunft gehören die Nachweise, dass Ihr Unternehmen existiert, zahlt und haftet. Diese sechs Unterlagen fragt fast jeder Einkauf zuerst ab, bevor er ein Produkt ansieht.

• Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung liegt in aktueller Fassung vor.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer und Bankverbindung stehen auf einem Blatt.
• Der Nachweis über Betriebs- und Produkthaftpflicht liegt bei, mit Deckungssumme und Laufzeit.
• Ein Ansprechpartner für Einkauf, einer für Qualität und einer für Logistik sind mit Telefon und E-Mail benannt.
• Ihre Liefer- und Zahlungsbedingungen stehen als eine Seite bereit, auch Zahlungsziel und Skonto.
• Zwei Referenzen aus der Branche sind benannt, die der Einkauf auf Wunsch anrufen darf.

Die Ansprechpartner sind der Punkt, der in der Praxis am meisten Zeit spart. Ein Einkauf, der für jede Rückfrage erst die Zentrale anrufen muss, legt Ihre Unterlagen zur Seite. Klären Sie intern vorab, wer welche Frage in welcher Zeit beantwortet. Das Briefing an Ihr Vertriebsteam oder eine Agentur braucht dieselbe Liste, die Briefing-Checkliste zeigt, wie sie aussieht.

Welche Produkt- und Qualitätsunterlagen verlangt der Einkauf?

Der Einkauf verlangt zu jedem Artikel eine Spezifikation und die Nachweise Ihrer Qualitätssicherung. Diese sieben Unterlagen sind erfahrungsgemäß der Kern der Prüfung durch die Qualitätsabteilung des Hauses.

• Eine Artikelspezifikation je Produkt liegt vor, mit Zutaten, Nährwerten und Allergenen.
• Das Produktdatenblatt enthält Maße, Gewicht, Mindesthaltbarkeit und Lagerbedingungen.
• Die aktuellen Zertifikate Ihres Betriebs liegen als Kopie bei, mit Gültigkeitsdatum.
• Ein kurzer Überblick über Ihr Qualitätssystem steht bereit, von der Wareneingangsprüfung bis zur Freigabe.
• Der Ablauf bei Rückverfolgung und Rückruf ist auf einer Seite beschrieben, mit Verantwortlichen.
• Muster sind zum Versand bereit, mit Ansprechpartner und Frist.
• Bilder in Druckqualität liegen bereit, einmal je Artikel für die Stammdatenpflege des Hauses.

In einem Projekt für einen Hersteller von Feinkost dauerte die Listung beim Großhändler 17 Arbeitstage, weil die Qualitätsabteilung dreimal Unterlagen nachforderte. Nach dem Aufbau der Mappe nach dieser Liste forderte der nächste Großhändler einmal nach, und die Listung stand nach 6 Arbeitstagen.

Welche Logistik- und Preisdaten gehören dazu?

Zur Logistik und zum Preis gehören die Stammdaten, mit denen der Einkauf den Artikel im System anlegt. Diese sieben Punkte entscheiden darüber, ob die Anlage in einem Arbeitsgang gelingt.

• Die GTIN (EAN) steht je Verkaufseinheit und je Umkarton fest.
• Verpackungseinheit, Mindestbestellmenge und Palettenaufbau stehen in einer Tabelle.
• Die Lieferzeit nach Bestelleingang und die Restlaufzeit bei Anlieferung sind benannt.
• Ihre Liefertreue der letzten zwölf Monate ist mit Messmethode angegeben, oder die Zahl steht ausdrücklich als Zielwert.
• Die Preisliste enthält Netto-Einkaufspreise je Einheit, mit Gültigkeit und Preisbindungsfrist.
• Aktionsmöglichkeiten sind beschrieben: Form, Zeitraum, Beteiligung.
• Reklamation und Retoure sind als Ablauf geregelt, mit Frist und Ansprechpartner.

Die Liefertreue verdient eine ehrliche Zeile. Der Einkauf prüft sie später gegen die eigenen Wareneingänge, und eine Zahl, die nicht stimmt, kostet mehr Vertrauen als eine schwächere Zahl mit Messmethode. Die Preisliste ist die Zahl, die der Einkauf gegen den Platz im Sortiment rechnet. Wie er rechnet, zeigt der Leitfaden zum Einkaufsleiter im Großhandel.

Wie viel Arbeit macht die Mappe, und was spart sie später?

Die Mappe bindet beim ersten Aufbau mehrere Arbeitstage und spart bei jeder weiteren Anfrage einen großen Teil davon. Die Rechnung zeigt die Stufen für einen Hersteller mit acht Artikeln.

Die Werte sind Annahmen dieses Beispiels, keine Marktwerte. Ersetzen Sie Artikelzahl, Stunden und Stundenkosten durch Ihre eigenen. Rechnen Sie den Aufbau nicht als Kosten einer Anfrage, sondern als einmalige Investition, die jede weitere Listung verkürzt. Wer die Mappe fertig hat, antwortet auf „Was brauchen Sie vorab von uns?“ im ersten Gespräch mit einem Satz.

Wann hilft die Mappe nicht?

Die Mappe hilft nicht, wenn Sie den Zugang zum Entscheider noch nicht haben oder der Artikel im Handel keinen Abverkauf zeigt. Dann prüft der Einkauf die Unterlagen nicht, oder er prüft sie und lehnt ab.

Bauen Sie in dem Fall zuerst den Beleg: Nachfrage in Küchen und Betrieben, die den Artikel beim Großhändler anfragen. Wie das gelingt, zeigt der Leitfaden zum Foodservice-Großhandel als Hersteller. Mehr zum Markt steht auf der Seite Foodservice-Großhandel.

Wie bringen Sie die Mappe ins Gespräch?

Sie bringen die Mappe ins Gespräch, indem Sie im ersten Anruf fragen, welche Unterlagen das Haus vor einer Listung verlangt, und die Mappe in der vorgegebenen Form schicken. Das spart dem Einkauf die Rückfrage und Ihnen das Warten.

Welche Unterlagen brauchen Sie von uns, damit [Artikel] in Ihrer nächsten Sortimentsprüfung eine Chance hat?
Ich schicke Ihnen bis [Datum] die Mappe mit Firma, Qualität, Logistik und Preisliste. In welcher Form möchten Sie sie haben?

Den Anruf selbst üben Sie im Gesprächs-Simulator. KRAUSS vereinbart auch die Gespräche selbst: Das Briefing legt vorab fest, welche Unterlagen bereitliegen. Die Methode zeigt, wie aus einem Anruf ein bestätigter Termin wird, und im Angebotskonfigurator stellen Sie Ihr Angebot zusammen. Die Seite zur Telefonakquise beschreibt das Angebot im Ganzen. Ein Gespräch mit Jesse Klotz dauert 15 Minuten.