Wie sieht eine Kaltakquise-Mail im B2B aus, die Antworten bekommt? Drei Vorlagen

Darf ich diese Mail überhaupt senden?

Sie dürfen eine Werbe-E-Mail nur senden, wenn eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vorliegt (gesetze-im-internet.de, Stand 10/2026). Stand 06.10.2026, keine Rechtsberatung. Die Prüfung steht vor der Vorlage.

• Der Empfänger hat der Zusendung von Werbung per E-Mail vorher ausdrücklich zugestimmt, und ich kann den Zeitpunkt und den Weg belegen.
• Die Zustimmung deckt das Thema meiner Mail ab, zum Beispiel durch ein Formular, ein Telefonat mit Zustimmung oder eine Anfrage.
• Ich weiß, woher die Adresse stammt, und habe sie nicht aus einem Verzeichnis gekauft oder kopiert.
• Ein Widerspruch des Empfängers liegt nicht vor, und die Adresse steht nicht auf meiner Sperrliste.
• Ich habe geprüft, ob eine Ausnahme nach § 7 Abs. 3 UWG gilt, oder ich lasse sie von meiner Rechtsberatung prüfen.

Eine Kaltakquise-Mail ohne Einwilligung ist deshalb in der Regel keine Option. Der Weg, der sauber trägt, führt über das Telefon: Im Gespräch holen Sie die Zustimmung zur Mail ein und senden dann die Vorlage. Die Grundlagen zeigt die Seite Ist Kaltakquise im B2B verboten?.

Welche vier Sätze hat eine Mail, die Antworten bekommt?

Die Mail hat vier Sätze: Anlass, Nutzen, Beleg und eine Frage mit zwei Terminvorschlägen. Jeder Satz hat eine Aufgabe, und keiner stellt die Firma vor.

Betreff: [Anlass in drei bis fünf Worten]

Guten Tag [Name],
wie besprochen schicke ich Ihnen die Mail zu [Anlass, den Sie im Telefonat genannt haben].
[Ein Satz zum Nutzen für die Rolle des Empfängers.]
[Ein Beleg: ein Projekt in einer ähnlichen Branche, ohne Kundennamen.]
Passt Ihnen [Tag, Uhrzeit] oder [Tag, Uhrzeit] für [Dauer] Minuten?
[Ihr Name, Telefonnummer]

Betreff: Ihre Anfrage zu [Thema]

Guten Tag [Name],
Sie haben am [Datum] eine Anfrage zu [Thema] gestellt.
[Ein Satz, der die Frage aus der Anfrage beantwortet.]
[Ein Beleg: eine Zahl aus einem ähnlichen Projekt, als Praxisbeispiel formuliert.]
Wann passt Ihnen ein Gespräch, [Tag, Uhrzeit] oder [Tag, Uhrzeit]?
[Ihr Name, Telefonnummer]

Betreff: [Anlass beim Empfänger, zum Beispiel: Ihre Ausschreibung für [Thema]]

Guten Tag [Name],
Sie haben zugestimmt, dass wir uns per E-Mail melden. Der Anlass: [Anlass beim Empfänger].
[Ein Satz: welches Problem Ihrer Rolle Sie lösen.]
[Ein Beleg in einem Satz.]
Haben Sie Zeit für [Dauer] Minuten, [Tag, Uhrzeit] oder [Tag, Uhrzeit]?
[Ihr Name, Telefonnummer, Abmeldehinweis]

Der Abmeldehinweis gehört in jede Mail an Kontakte, die Sie wiederholt anschreiben. Wer sich abmeldet, steht sofort auf der Sperrliste.

Welche Prüfpunkte hat die Mail vor dem Senden?

Vor dem Senden prüfen Sie sechs Punkte zu Inhalt und Form. Jede Mail, die einen davon verfehlt, wird seltener beantwortet.

• Die Mail hat vier Sätze und weniger als 80 Wörter.
• Der Betreff nennt den Anlass und keinen Firmennamen.
• Der erste Satz handelt vom Empfänger, nicht von uns.
• Der Beleg ist ein Projekt oder eine Zahl, kein Adjektiv.
• Die Frage am Ende bietet zwei Termine, nicht „Wann passt es Ihnen?“.
• Der Absender, die Telefonnummer und die Rückmeldemöglichkeit stehen unter der Mail.

„Wir sind führend“ sagt dem Empfänger nichts, „Ein Projekt für einen Hersteller aus Ihrer Branche lief über drei Anrufblöcke“ gibt ihm ein Bild. Nennen Sie nur Zahlen, die Sie belegen können.

Wie viele Mails braucht ein Termin?

Bei den angenommenen Quoten braucht ein Termin rund 33 Mails. Die Rechnung zeigt den Rechenweg mit Ihren Quoten als Platzhalter.

In einem Projekt für einen Anbieter von Software für Handwerksbetriebe gingen 80 Terminbitten an Kontakte mit Zustimmung, je 40 mit einem von zwei Betreffs. Auf „Angebot für Ihren Betrieb“ antworteten 3, auf „Ihre Anfrage vom [Datum] zur Betriebssoftware“ antworteten 9. Der Text der Mail blieb gleich, der Anlass im Betreff änderte die Antwortquote.

Wann trägt die Mailansprache nicht?

Die Mailansprache trägt nicht, wenn Sie keine Einwilligung haben oder ein Gespräch brauchen, um das Angebot zu erklären.

Dann ist der Anruf mit Anlass der bessere Weg: Die Telefonakquise mit Terminvereinbarung beschreibt, wie KRAUSS das umsetzt, und die Methode zeigt den Ablauf. Wie Sie nach einem Angebot nachfassen, zeigt die Checkliste zum Nachfassen. Den Ablauf eines Anrufs zeigt der Leitfaden zur Kaltakquise.