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Wie plane ich Außendienst-Touren, damit Termine geballt liegen?
Sie planen in Regionen und Wochentagen und legen jedem Tag eine Region zu. Die erste Gruppe prüft den Zuschnitt: Passt die Region zum Tag?
- Jede Region hat einen festen Wochentag, an dem der Außendienst dort ist.
- Die Regionen sind so geschnitten, dass die weiteste Fahrt innerhalb einer Region unter 90 Minuten liegt.
- Ein Tag enthält vier bis fünf Termine in einer Region.
- Zwischen zwei Terminen liegen mindestens 30 Minuten Puffer.
- Der erste Termin beginnt nach der Anfahrt, nicht vor ihr, und der letzte endet vor der Rückfahrt.
- Ein Tag je Woche bleibt frei für Nachbereitung, Angebote und Verlegungen.
Der Puffer ist der Punkt, den Planer am häufigsten streichen. Ein Gespräch, das zehn Minuten überzieht, verschiebt dann jeden folgenden Termin. Das Gebiet eines Außendienstes richtet sich nach der Fahrzeit, nicht nach der Karte.
Wie stimme ich Touren mit der Terminierung ab?
Sie geben der Terminierung die Regionen, Tage und Zeitfenster vor und prüfen jeden neuen Termin gegen die Tour. Die zweite Gruppe regelt die Abstimmung.
- Die Terminierung kennt Regionen, Tage und Zeitfenster eine Woche im Voraus.
- Jeder angebotene Termin liegt in einem Zeitfenster der passenden Region.
- Ein Termin außerhalb der Region kommt auf eine Warteliste, bis ein zweiter Termin in der Nähe liegt.
- Zu jeder Tour gibt es einen Nachrücker, einen Kontakt in der Nähe mit Interesse.
- Jeder Termin wird am Vortag erneut bestätigt, die Bestätigung steht im Kalender.
- Nach der Tour trägt der Außendienst das Ergebnis jedes Termins ein: stattgefunden, ausgefallen, Folgetermin.
Die Warteliste verhindert die teuerste Form des Termins, die Einzelfahrt. Eine doppelte Terminbestätigung senkt außerdem die Zahl der Ausfälle, die eine Tour entwerten.
Was spart die Bündelung an Fahrkilometern?
Die Bündelung spart Kilometer und Fahrzeit, die Sie für weitere Termine nutzen. Die Rechnung zeigt es mit Beispielzahlen.
Rechenbeispiel
Beispielzahlen, frei gewählt, keine Messwerte
Fahrkilometer bei Einzelfahrten und gebündelter Tour
- Annahme: Termine in der Woche10 Termine(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Kilometer je Einzelfahrt hin und zurück120(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Kilometer einer gebündelten Tagestour mit fünf Terminen220(frei gewählt, kein Marktwert)
- Annahme: Kosten je Kilometer in Euro0,50 €(frei gewählt, kein Marktwert)
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Kilometer bei Einzelfahrten | 10 × 120 | 1.200 |
| Kilometer bei zwei gebündelten Tagestouren | 2 × 220 | 440 |
| Ersparnis an Fahrkosten in der Woche | (10 × 120 − 2 × 220) × 0,50 € | 380 € |
In einem Projekt für einen Hersteller von Verpackungsmaschinen lagen die Termine eines Außendienstlers in zwei Wochen verstreut: 14 Termine, jeder mit eigener Anfahrt. Nach der Umstellung auf feste Regionstage standen in den nächsten zwei Wochen 16 Termine im Kalender, davon 12 an drei Tagen in derselben Region. Die Terminierung bekam die Tage vorab und bot nur Zeitfenster an, die in die Tour passten.
| Fehler | Folge | Gegenmittel |
|---|---|---|
| Termine werden nach Eingang vergeben | Einzelfahrten kreuz und quer | Feste Regionstage, Termine nur in diese Fenster |
| Kein Puffer | Verspätung, Absagen | 30 Minuten zwischen zwei Terminen |
| Kein Nachrücker | Leerlauf bei Ausfall | Pro Tour ein Kontakt auf Abruf |
| Ergebnis nicht eingetragen | Terminierung kennt die Lage nicht | Rückmeldung nach jedem Termin |
Wann hilft die Tourenplanung nicht?
Die Tourenplanung hilft nicht, wenn Ihre Termine online stattfinden oder Ihr Gebiet keine Regionen zulässt.
- Wenn Ihr Außendienst bundesweit unterwegs ist, ohne feste Regionen, hilft die Liste nur zum Teil: Prüfen Sie zuerst, ob Sie Gebiete zuschneiden können.
- Wenn Ihre Termine nur online stattfinden, entfällt die Tourenplanung, und der Kalender folgt anderen Regeln.
Wer seine Termine selbst vereinbart, plant die Tour nach dem Kalender. Wer sie von einer Terminierung bekommt, gibt die Regionen vor. Das Blog zur Tourenplanung zeigt weitere Strategien. KRAUSS vereinbart Termine in den Regionen und Zeitfenstern, die Sie festlegen: Die Telefonakquise mit Terminvereinbarung beschreibt den Ablauf, die Methode die Abstimmung mit dem Außendienst, und der Terminpreis-Rechner zeigt, was ein Termin kostet.
Zum Mitnehmen
Tourenplan-Checkliste drucken oder als PDF speichern
Die Checkliste lesen Sie frei auf dieser Seite. Die Druckfassung zu „Wie plane ich Außendienst-Touren, damit Termine geballt liegen? Zwölf Punkte“ bekommen Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse. Name und Firma sind freiwillig.
Vom Wissen zum Termin
Was kostet ein Termin bei Ihrem Budget?
Der Terminpreis-Rechner zeigt es mit Ihren Zahlen, ohne Formular. Wenn die Punkte sitzen, führen wir die Gespräche für Sie. Der Einstieg ist das Testprojekt: Testprojekt nur nach Aufwand, 0 € Setup.
