Inhalt7 Abschnitte
- 01Welche Phasen hat ein Verkaufsgespräch und wie lange dauert jede?
- 02Was fragt die Bedarfsanalyse im Verkaufsgespräch?
- 03Wie wirkt sich eine bessere Phase auf die Abschlussquote aus?
- 04Was zeigt ein Beispiel aus der Praxis?
- 05Wann nicht: Wann trägt das Phasenmodell nicht?
- 06Wie bereite ich das Gespräch in zehn Minuten vor?
- 07Häufig gestellte Fragen
Kurz gesagt
Ein Verkaufsgespräch hat sieben Phasen: Vorbereitung, Kontakt, Bedarfsanalyse, Angebot, Einwandbehandlung, Abschluss und Nachbereitung. Die meisten Gespräche scheitern nicht im Abschluss, sondern in der Bedarfsanalyse, weil Verkäufer zu früh präsentieren.
Dieser Beitrag stammt von Juli 2024. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Stand: Oktober 2026.
Welche Phasen hat ein Verkaufsgespräch und wie lange dauert jede?
Die Tabelle zeigt für ein 45-minütiges Erstgespräch im B2B, wie sich die Zeit verteilt und welche Frage die Phase beantwortet. Die Zeitanteile sind Richtwerte der Redaktion.
| Phase | Zeitanteil | Leitfrage des Verkäufers | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 1. Vorbereitung | vor dem Gespräch, 15 bis 30 Min. | Was weiß ich über Firma und Rolle? | Hypothese zum Bedarf |
| 2. Kontakt | 5 % (2 Min.) | Warum lohnt sich die Zeit für den Kunden? | Agenda abgestimmt |
| 3. Bedarfsanalyse | 40 % (18 Min.) | Was kostet das Problem heute? | Bedarf mit Zahl |
| 4. Angebot | 20 % (9 Min.) | Welche Lösung passt zu dieser Zahl? | Lösung im Kundenwort |
| 5. Einwand | 15 % (7 Min.) | Was steckt hinter dem Einwand? | Einwand geklärt |
| 6. Abschluss | 10 % (4 Min.) | Welcher nächste Schritt ist vereinbart? | Termin oder Auftrag |
| 7. Nachbereitung | nach dem Gespräch, 10 Min. | Was hat der Kunde gesagt, was folgt? | Mail und CRM-Eintrag |
Tabelle: Phasen eines B2B-Erstgesprächs, Zeitanteile als Richtwerte der Redaktion, Stand 10/2026
Die Bedarfsanalyse bekommt den größten Anteil. Wer sie auf 5 Minuten kürzt, präsentiert an dem Bedarf vorbei, und der Einwand "zu teuer" ist die Folge.
Was fragt die Bedarfsanalyse im Verkaufsgespräch?
Sie fragt nach Situation, Problem, Folgen und Ziel, in dieser Reihenfolge. Vier Beispielfragen für einen Zulieferer von Verpackungen:
- Wie läuft die Verpackung heute ab, und wer entscheidet über Material und Lieferant?
- Was passiert, wenn eine Lieferung zu spät kommt?
- Wie viele Stunden im Monat kostet Sie das, und was kostet eine Stunde Stillstand?
- Was wäre für Sie ein gutes Ergebnis nach einem Jahr?
Aus Frage 3 entsteht die Zahl, an der Sie später Ihr Angebot messen. Mehr dazu im Beitrag Bedarfsanalyse im Verkaufsgespräch.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wie wirkt sich eine bessere Phase auf die Abschlussquote aus?
Die Quote jeder Phase multipliziert sich. Beispiel mit 100 Erstgesprächen, alle Quoten sind Annahmen:
| Größe | Heute | Nach Fragenblock | Rechenweg |
|---|---|---|---|
| Erstgespräche | 100 | 100 | |
| Anteil mit geklärtem Bedarf | 50 % | 70 % | |
| Gespräche mit geklärtem Bedarf | 50 | 70 | 100 x Anteil |
| Anteil, der zum Angebot führt | 60 % | 60 % | |
| Angebote | 30 | 42 | Gespräche x 60 % |
| Abschlussquote der Angebote | 30 % | 30 % | |
| Aufträge | 9 | 12,6 | Angebote x 30 % |
Das sind 3,6 Aufträge mehr, ohne dass ein Gespräch mehr geführt wird.
Rechnung: Wirkung der Bedarfsanalyse auf Aufträge je 100 Erstgespräche, alle Quoten sind Annahmen, Stand 10/2026
Was zeigt ein Beispiel aus der Praxis?
In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik führte der Außendienst Erstgespräche mit Einkaufsleitern von Hotels. Die Aufzeichnungen von 12 Gesprächen zeigten: 9 Mal begann die Präsentation nach 5 Minuten, der Bedarf blieb ungefragt. Das Team führte einen Fragenblock von vier Fragen ein und verschob die Präsentation auf nach 15 Minuten. Nach acht Wochen stieg der Anteil der Erstgespräche, die ein Angebot nach sich zogen, von rund 40 auf rund 55 %.
Wann nicht: Wann trägt das Phasenmodell nicht?
- Nachfragen aus dem Markt. Wenn der Kunde mit konkreter Anfrage kommt und nur den Preis wissen will, ist eine lange Bedarfsanalyse eine Zumutung. Bestätigen Sie die Anforderung in zwei Fragen und liefern Sie das Angebot.
- Gespräche auf Entscheiderebene. Geschäftsführer geben 15 Minuten, die Phasen schrumpfen auf Kontakt, eine Bedarfsfrage und den nächsten Schritt.
- Kaltanruf. Am Telefon dauert die erste Phase 30 Sekunden. Das Ziel ist nicht der Abschluss, sondern der Termin, siehe Verkaufstermin vereinbaren.
Phasen sind eine Landkarte, kein Skript. Wer sie wörtlich abhakt, klingt auswendig gelernt.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wie bereite ich das Gespräch in zehn Minuten vor?
- Ziel des Gesprächs in einem Satz notiert (nächster Schritt, nicht Abschluss)
- Rolle des Gesprächspartners und seine wahrscheinlichen Ziele geklärt
- Vier Fragen für die Bedarfsanalyse bereit
- Eine Zahl vorbereitet, die den Nutzen belegt
- Zwei Antworten auf die wahrscheinlichsten Einwände
- Terminvorschlag für den nächsten Schritt im Kalender geprüft
Üben Sie den Einstieg im Gesprächs-Simulator. Die ausführliche Vorlage für Telefon steht im Leitfaden Gesprächsleitfaden Telefon erstellen und in der Checkliste Einwandbehandlung Spickzettel. Wenn Ihr Außendienst zu wenig Erstgespräche bekommt, vereinbart die Telefonakquise von KRAUSS die Termine.
Häufig gestellte Fragen
Welche Phasen hat ein Verkaufsgespräch?
Sieben: Vorbereitung, Kontakt, Bedarfsanalyse, Angebot, Einwandbehandlung, Abschluss, Nachbereitung.
Welche Phase ist die wichtigste?
Die Bedarfsanalyse. Sie bestimmt, ob Angebot und Preis zur Situation des Kunden passen.
Wie lange dauert ein Verkaufsgespräch im B2B?
Ein Erstgespräch dauert 30 bis 45 Minuten, bei Geschäftsführern 15 bis 20. Planen Sie die Zeit nach Phasen, nicht nach Gefühl.
Wie beende ich ein Verkaufsgespräch ohne Abschluss?
Mit einem vereinbarten nächsten Schritt: Termin, Muster, Angebot bis Datum. Ein Gespräch ohne nächsten Schritt ist verloren.
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