Terminvorschläge formulieren: Tipps für die Terminvereinbarung

Die Bedeutung von Terminvorschlägen

Die Bedeutung von Terminvorschlägen liegt in der Wahl: Der Gesprächspartner muss nur noch wählen oder zusagen, statt selbst Zeiten zu suchen. Im B2B formulieren Sie Terminvorschläge an einen Entscheider so, dass er mit einem Wort zusagen kann: mit Anlass, zwei Zeiten und der Frage, welche passt.

Eine Zählung der Redaktion, keine Messung: Eine offene Bitte wie "Wann haben Sie Zeit?" braucht mindestens drei Nachrichten, bis die Zeit feststeht, nämlich Bitte, Zeiten des Empfängers und Ihre Wahl. Ein Vorschlag, dessen Zeit passt, braucht zwei, nämlich Vorschlag und Zusage. Die Säulenseite B2B-Terminvereinbarung im Überblick zeigt, wo der Vorschlag im ganzen Ablauf steht.

Strategien zur Terminfindung

Die Strategie zur Terminfindung besteht aus zwei Entscheidungen vor dem Schreiben: Sie nennen zwei, höchstens drei Zeiten, und die bevorzugte Zeit steht zuerst.

Flexibilität und Alternativen anbieten

Als Alternativen bieten Sie zwei, höchstens drei Zeiten an: Der Empfänger hat eine Wahl, und die Auswahl bleibt überschaubar (Praxisregel der Redaktion).

Bei nur einer Zeit bleibt dem Empfänger Zustimmung oder Gegenvorschlag, bei vier und mehr muss er abwägen. Laut Wortliga folgen gute Terminvorschläge einer einfachen Formel: zwei bis drei konkrete Optionen, die geplante Dauer und der Zweck des Treffens (WORTLIGA, Stand 03/2025). Die Seite von Wortliga nennt keine Datengrundlage (WORTLIGA, Stand 03/2025). Terminvorschläge anbieten Sie als Wahl: Die zweite Zeit nennen Sie im ersten Vorschlag, nicht erst nach einer Absage.

Welche Zahl bei Ihrer Zielgruppe trägt, zeigt Ihre eigene Messung: Zählen Sie je Fassung die Zusagen und teilen Sie sie durch die angesprochenen Kontakte. Dieser Anteil ist Ihre Terminquote je Formulierung. Legen Sie vorher fest, ob der Nenner alle Kontakte oder nur Gespräche zählt.

Prioritäten setzen bei Terminvorschlägen

Prioritäten setzen Sie über die Reihenfolge: Die bevorzugte Zeit steht zuerst, und jede genannte Zeit ist in Ihrem Kalender frei.

Mögliche Terminvorschläge sammeln Sie vor dem Schreiben im Kalender, nicht beim Tippen. Nennen Sie die beiden Zeiten an verschiedenen Tagen: Fällt ein Tag für den Empfänger aus, bleibt der zweite Vorschlag gültig. Blocken Sie die genannten Zeiten, bis der Empfänger antwortet.

Was ist eine Alternativfrage, und wie nutze ich sie?

Als Alternativfrage stellen Sie dem Gesprächspartner zwei konkrete Zeiten zur Wahl und setzen die Zusage voraus (Definition der Redaktion).

Am Telefon lautet sie zum Beispiel: "Passt Ihnen Dienstag um zehn Uhr oder Donnerstag um vierzehn Uhr besser?" Der Gesprächspartner kann mit einer Wahl antworten statt mit Ja oder Nein. Stellen Sie die Alternativfrage erst, wenn er Interesse gezeigt hat. Vorher setzt sie eine Zusage voraus, die er nicht gegeben hat (Einschätzung der Redaktion).

Wie weit der Kontakt sein muss, bevor ein Termin entsteht, zeigt der Ablauf bei der KRAUSS GmbH (Landsberg am Lech). Bei KRAUSS entsteht ein Termin erst nach dem Kaufcheck, der vier Punkte prüft: Kaufinteresse, Kaufbedarf, Entscheider und Zeitpunkt. Hat ein Kontakt den Kaufcheck bestanden, bucht KRAUSS den Verkaufstermin in einen freien Slot des Außendiensts (KRAUSS GmbH, Stand 10/2026). Alle acht Schritte beschreibt die Seite Methode: So entsteht ein Verkaufstermin mit Kaufinteresse.

Beispiel zur Veranschaulichung, kein echtes Gespräch:

Anrufer: Wie besprochen schlage ich ein Gespräch von 20 Minuten per Video zur Angebotserstellung vor. Passt Ihnen Dienstag um 10 Uhr oder Donnerstag um 14 Uhr besser?

Gesprächspartner: Donnerstag passt.

Anrufer: Dann trage ich Donnerstag um 14 Uhr ein und sende die Einladung mit Datum.

Wer den Kontakt zum Entscheider nicht selbst herstellen will, lagert die Terminierung aus und findet bei KRAUSS die Terminvereinbarung für den Außendienst.

Im Gesprächs-Simulator sehen Sie Beispielgespräche aus vier Branchen, vom Einstieg bis zum Termin.

Formulierung von Terminvorschlägen

Einen Terminvorschlag formulieren Sie aus dem Anlass, zwei Zeiten und einer Frage, die der Empfänger mit einer Wahl beantwortet.

Welche Formulierung passt zu welcher Situation?

Vier Situationen brauchen vier Formulierungen: die Erstbitte per E-Mail, die Terminfrage am Telefon, die Bitte um Zeiten der Gegenseite und das Nachfassen.

Höflichkeit und Direktheit ausbalancieren

Höflichkeit und Direktheit bringen Sie zusammen, indem Sie den Anlass aus Sicht des Empfängers nennen, zwei Zeiten anbieten und ihm die Wahl lassen.

Wer höflich um einen Termin bitten will, nennt Anlass und Zeiten in einem Satz statt in Konjunktivketten. Eine Terminanfrage formulieren Sie wie einen Terminvorschlag. Den Aufbau einer Terminanfrage per E-Mail beschreibt der Beitrag Terminanfrage per E-Mail im B2B schreiben. "Ich würde mich freuen, wenn wir einen Termin finden könnten" nennt weder Anlass noch Zeit. Besser lautet die Bitte: "Für [Anlass] schlage ich Dienstag, [Datum], um 10 Uhr oder Donnerstag, [Datum], um 14 Uhr vor, jeweils [Dauer] per [Kanal]. Welche Zeit passt Ihnen?"

Klare und präzise Angaben machen

Sechs Angaben gehören in jeden schriftlichen Terminvorschlag: Anlass, Wochentag, Datum, Uhrzeit, Dauer und Kanal.

• Anlass: ein Satz dazu, was der Empfänger vom Termin hat.
• Wochentag: steht vor dem Datum, damit der Empfänger die Zeit sofort einordnet.
• Datum: steht neben dem Wochentag, damit ein Zahlendreher auffällt.
• Uhrzeit: der Beginn, bei einem Zeitfenster auch das Ende.
• Dauer: die Minuten, die der Empfänger im Kalender blockt.
• Kanal: Telefon, Video oder vor Ort.

Am Telefon stehen Anlass, Dauer und Kanal vor der Alternativfrage, das Datum folgt in der Einladung.

Wie bitte ich um Terminvorschläge der Gegenseite?

Um Terminvorschläge der Gegenseite bitten Sie mit einem Rahmen: Dauer, Kanal und ein Zeitraum, in dem Sie selbst frei sind.

Die Formel "Ich bitte um einen Terminvorschlag Ihrerseits" ist korrekt, nennt aber weder Dauer noch Zeitraum. Der Empfänger weiß dann nicht, ob Sie zehn Minuten oder eine Stunde meinen, und er nennt womöglich Zeiten, die bei Ihnen nicht frei sind. Besser lautet die Bitte: "Nennen Sie mir bitte zwei Zeiten zwischen [Datum] und [Datum], die bei Ihnen für [Dauer] per [Kanal] frei sind. Ich richte mich danach."

Diese Form passt, wenn Sie die freien Zeiten des Empfängers nicht kennen, etwa bei einem Entscheider mit Vorzimmer. Kennen Sie Ihre freien Zeiten und wollen die Abstimmung kurz halten, nennen Sie lieber selbst zwei Zeiten und lassen die Gegenseite wählen.

Welche Vorlage hilft beim Terminvorschlag per E-Mail?

Ein Terminvorschlag per E-Mail besteht aus Betreff mit Thema, einem Satz zu Anlass, Dauer und Kanal, zwei Zeiten zur Wahl und einer Wahlfrage, und der Mustertext darunter enthält alle sechs Angaben.

Betreff: [Thema]: Terminvorschlag

Guten Tag [Anrede, Name],

vielen Dank für das Gespräch am [Wochentag]. Für [Anlass in einem Satz] schlage ich ein Gespräch von [Dauer] per [Telefon, Video oder vor Ort] vor.

Zur Wahl stehen:
- [Wochentag, Datum], [Uhrzeit]
- [Wochentag, Datum], [Uhrzeit]

Passt keiner, nenne ich Ihnen zwei neue Zeiten. Antworten Sie mit dem Wochentag, dann schicke ich die Einladung. Welcher der beiden Termine passt Ihnen besser?

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Rolle, Telefon]

Weitere Muster enthält der Beitrag Muster für die Terminvereinbarung im Geschäftsumfeld.

Techniken für Terminabsprachen

Drei Techniken für Terminabsprachen gehören nach der Zusage dazu: die Kalendereinladung, die Bestätigung und die Erinnerung vor dem Termin.

Die Rolle von digitalen Kalendern nutzen

Nach der Zusage halten Sie die Zeit in einer Kalendereinladung fest, die Sie sofort senden und mit Anlass, Dauer und Kanal in Titel und Beschreibung versehen.

Setzen Sie den Anlass in den Titel, nicht nur Ihren Namen. Bei einem Videotermin gehört der Link in die Einladung. Soll der Empfänger selbst wählen, ersetzt ein Buchungslink die Zeiten, die Sie nennen.

Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten einplanen

Bestätigung und Erinnerung planen Sie schon beim Vorschlag ein: Die Bestätigung folgt direkt auf die Zusage, die Erinnerung vor dem Termin.

Die Bestätigung wiederholt Anlass, Wochentag, Datum, Uhrzeit, Dauer und Kanal des Vorschlags, damit der Empfänger sie nur noch gegenlesen muss. Die Kalendereinladung mit allen sechs Angaben ist zugleich Ihre schriftliche Bestätigung (Praxisregel der Redaktion). Die Erinnerung vor dem Termin nennt Wochentag, Uhrzeit und Kanal (Praxisregel der Redaktion). Die doppelte Terminbestätigung, mit der KRAUSS jeden Verkaufstermin telefonisch bestätigt, erklärt das Glossar. Wortlaut für die schriftliche Bestätigung liefert der Beitrag Terminbestätigung im B2B schreiben.

Umgang mit Terminverschiebungen und -absagen

Der Umgang mit Terminverschiebungen und Absagen gelingt in zwei Sätzen: Sie nennen im ersten Satz, was sich ändert, und bieten im zweiten zwei neue Zeiten an (Praxisregel der Redaktion).

Professionelles Kommunizieren bei Planänderungen

Die Redaktion rät, eine Planänderung in zwei Sätzen zu kommunizieren: die Änderung mit dem Grund in einem Halbsatz und zwei neue Zeiten, aus denen der Empfänger wählt.

Beispiel zur Veranschaulichung: "Ich muss unseren Termin am [Datum] verschieben, weil [Grund]. Passt Ihnen [Zeit 1] oder [Zeit 2] besser?" Der Grund bleibt kurz, denn eine lange Entschuldigung verlängert die Nachricht, ohne die Lösung zu zeigen. Sagt der Empfänger ab, nennen Sie im selben Zug zwei neue Zeiten, statt auf seinen Vorschlag zu warten. Antwortet er auf keine Zeit, finden Sie Strategien zum Nachfassen im Beitrag Follow-up-Termin organisieren.

Einen Schritt vorausdenken bei Terminverschiebungen

Einen Schritt vorausdenken heißt, zwei Ersatzzeiten in Ihrem Kalender freizuhalten, bevor Sie die Terminverschiebung ankündigen.

Die zwei Ersatzzeiten bilden Ihren Alternativtermin, und so steht der neue Vorschlag schon in der ersten Nachricht.

Welche Fehler verschlechtern einen Terminvorschlag?

Fünf Fehler verschlechtern einen Terminvorschlag: die offene Frage ohne Zeiten, fehlender Wochentag oder fehlendes Datum, vier oder mehr Zeiten, fehlende Dauer oder fehlender Kanal und Zeiten, die im eigenen Kalender nicht frei sind.

Was prüfen Sie vor dem Absenden?

Vor dem Absenden gehen Sie sechs Prüfschritte durch, und der Vorschlag ist versandfertig, wenn Sie jeden mit Ja beantworten.

• Der Anlass steht in einem Satz am Anfang.
• Wochentag und Datum stehen zusammen im Text.
• Zwei, höchstens drei Zeiten stehen zur Wahl.
• Jede genannte Zeit ist in Ihrem Kalender frei.
• Dauer in Minuten und Kanal stehen bei den Zeiten.
• Der Vorschlag endet mit einer Frage, die der Empfänger mit einer Wahl beantwortet.

Wann ist ein Terminvorschlag nicht die richtige Lösung?

Ein Terminvorschlag ist nicht die richtige Lösung, wenn der Kontakt fehlt, der Empfänger lieber selbst wählt oder Sie sehr viele Termine vereinbaren.

Wer die Terminierung nicht selbst übernehmen will, bucht ein Gespräch mit Jesse Klotz. Es dauert 15 Minuten.