Inhalt8 Abschnitte
- 01Wie sieht ein Muster für eine geschäftliche Terminanfrage aus?
- 02Welcher Betreff passt zu welchem Anlass?
- 03Wie viele Terminvorschläge soll ich machen?
- 04Wie fasse ich nach, wenn keine Antwort kommt?
- 05Was zeigt ein Beispiel aus der Praxis?
- 06Wann nicht: Wann trägt das Muster nicht?
- 07Checkliste vor dem Senden
- 08Häufig gestellte Fragen
Kurz gesagt
Eine geschäftliche Terminanfrage hat vier Bausteine: Anlass in einem Satz, zwei bis drei konkrete Zeitfenster, Dauer und Ort, eine Bitte um Antwort. Mit diesen vier Bausteinen sind die meisten Anfragen in unter 100 Wörtern geschrieben.
Dieser Beitrag stammt von März 2024. Aktuelle Preise und Konditionen von KRAUSS stehen auf der Fakten-Seite und der Preisseite.
Stand: Oktober 2026.
Wie sieht ein Muster für eine geschäftliche Terminanfrage aus?
Das Muster unten funktioniert für Bestandskunden, Partner und Kontakte, die Sie schon kennen. Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern, mehr braucht es nicht.
Betreff: Termin zu [Thema], 30 Minuten, [Woche]
Guten Tag [Frau/Herr Nachname],
wir wollen [Anlass in einem Satz] klären. Dafür schlage ich 30 Minuten vor:
- [Dienstag, 14. Oktober, 10:00 Uhr]
- [Mittwoch, 15. Oktober, 15:00 Uhr]
- [Donnerstag, 16. Oktober, 09:00 Uhr]
Ort: [Videocall, Link folgt mit der Bestätigung / Ihr Büro in Stadt].
Passt keiner der Termine, nennen Sie mir bitte zwei Alternativen.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion, Telefonnummer]
Der Betreff nennt Thema, Dauer und Zeitraum. Der Empfänger sieht in der Vorschau, was ihn erwartet, und kann den Termin ohne Rückfrage einordnen.
Welcher Betreff passt zu welchem Anlass?
Der Betreff folgt dem Anlass. Die Tabelle zeigt fünf typische Fälle mit einem Beispiel.
| Anlass | Betreff als Beispiel | Länge der Mail |
|---|---|---|
| Erstgespräch nach Empfehlung | Termin zu Ihrer Lagerlogistik, 20 Minuten, KW 42 | 60 bis 80 Wörter |
| Projektabstimmung | Abstimmung Projekt Etikettierung, 45 Minuten | 70 bis 100 Wörter |
| Angebotsbesprechung | Ihr Angebot vom 3. Oktober, 30 Minuten zur Besprechung | 50 bis 70 Wörter |
| Verschiebung | Verschiebung unseres Termins am Dienstag, zwei neue Vorschläge | 40 bis 60 Wörter |
| Nachfassen ohne Antwort | Noch offen: Termin zu [Thema] | 30 bis 50 Wörter |
Tabelle: Betreffzeilen nach Anlass, Beispiele und Längen als Richtwerte der Redaktion, Stand 10/2026
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wie viele Terminvorschläge soll ich machen?
Zwei bis drei. Ein einziger Vorschlag zwingt zur Absage, fünf Vorschläge überfordern. Legen Sie die Vorschläge auf unterschiedliche Tage und Tageszeiten, zum Beispiel einen Vormittag und einen Nachmittag. Geben Sie die Zeitzone an, wenn Teilnehmer an mehreren Standorten sitzen.
Wie fasse ich nach, wenn keine Antwort kommt?
Nach zwei bis drei Werktagen mit einer kurzen Folgemail. Sie nennen den ursprünglichen Betreff, wiederholen die Zeitfenster und bieten an, den Termin am Telefon zu klären. Nach einer zweiten Folgemail ohne Antwort rufen Sie an. Wer täglich 40 Anfragen verschickt, braucht dafür eine feste Wiedervorlage, ein Zettel reicht nicht, siehe Wiedervorlage.
Was zeigt ein Beispiel aus der Praxis?
Zum Beispiel diese Rechnung für 40 Terminanfragen an Bestandskontakte, alle Werte sind Annahmen der Redaktion:
| Schritt | Annahme | Ergebnis |
|---|---|---|
| Versendete Anfragen | 40 | 40 |
| Antwort nach der ersten Mail | 30 % | 12 Antworten |
| Antwort nach der Folgemail | weitere 15 % | 6 Antworten |
| Anruf bei den restlichen 22 | 25 % erreicht und Termin | 5 Termine |
| Termine gesamt | 23 von 40 |
Tabelle: Beispielrechnung Terminanfrage in drei Stufen, Quoten sind Annahmen, Stand 10/2026
In einem Projekt für einen Hersteller von Großküchentechnik standen nach drei Anrufblöcken 11 Termine im Kalender, 8 fanden statt. Die drei Ausfälle hatten eines gemeinsam: Die Bestätigung kam nur per Mail, ein Anruf am Vortag fehlte. Seit der doppelten Bestätigung per Mail und Kurzanruf fällt in diesem Projekt höchstens ein Termin je Block aus. Mehr zur Methode steht im Glossar unter doppelte Terminbestätigung.
Termine mit Kaufinteresse
Ihr Kalender voll mit Verkaufsterminen.
Wir übernehmen die Erstansprache, Ihr Vertrieb führt die Abschlussgespräche.
- Bei Ihnen bestätigt
- Beim Kunden bestätigt[2]
Wann nicht: Wann trägt das Muster nicht?
Das Muster gilt für Kontakte, die Sie kennen. Für die erste Kaltansprache per E-Mail trägt es nicht. Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung ist nach § 7 UWG in der Regel unzulässig, Ausnahmen regelt § 7 Abs. 3, dazu gilt: keine Rechtsberatung, prüfen Sie Ihren Fall mit einem Anwalt {{q:uwg7}}. Im B2B reicht beim Telefon die mutmaßliche Einwilligung, deshalb läuft der Erstkontakt dort besser per Anruf. Auch bei Entscheidern ab Geschäftsführung bringt eine lange Mail wenig: Dort entscheidet ein Satz am Telefon. Wie KRAUSS den Erstkontakt per Telefon führt, beschreibt die Seite Telefonakquise, die Grundlagen die Seite Terminvereinbarung im B2B.
Checkliste vor dem Senden
- Betreff nennt Thema, Dauer und Zeitraum
- Anlass steht in einem Satz
- Zwei bis drei Zeitfenster an verschiedenen Tagen
- Ort oder Videolink und Dauer genannt
- Kontakt ist bekannt oder hat eingewilligt
- Wiedervorlage in 3 Werktagen im Kalender
- Bestätigung per Mail und Kurzanruf am Vortag geplant
Die Gesprächsvorbereitung für Telefonate fasst die Checkliste Telefonakquise Vorbereitung zusammen. Üben Sie den Einstieg im Gesprächs-Simulator.
Häufig gestellte Fragen
Wie schreibe ich eine höfliche Terminanfrage?
Sachlich und kurz: Nennen Sie den Anlass, zwei bis drei Zeitfenster und bitten Sie um Antwort oder Alternativen. Höflichkeit zeigt sich in Kürze, nicht in Floskeln.
Wie lange soll ich auf eine Antwort warten?
Zwei bis drei Werktage. Dann folgt eine kurze Mail, danach der Anruf.
Wie bestätige ich einen Termin?
Schriftlich mit Datum, Uhrzeit, Ort oder Link und Thema, am Vortag zusätzlich per Kurzanruf. Das senkt die Zahl der Ausfälle, siehe No-Show.
Wann ist eine Terminanfrage Werbung?
Sobald sie auf den Verkauf zielt und der Empfänger Sie nicht kennt. Dann gelten die Regeln des UWG, siehe Kaltakquise Recht.
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