Muster Terminvereinbarung: Effiziente Planung für Geschäftstreffen

Wer nur die Einladung schreibt, verliert Termine zwischen Zusage und Treffen. Diese Seite zeigt die fünf Muster mit Platzhaltern, rechnet vor, was ein ausgefallenes Treffen kostet, und nennt die Fälle, in denen Sie auf Muster verzichten. Stand: Oktober 2026.

Welche Muster brauchen Sie für ein Geschäftstreffen?

Sie brauchen ein Muster je Phase, und jede Phase hat einen Zeitpunkt. Die Einladung geht zwei bis drei Wochen vorher raus, die Erinnerung am Vortag. Für die Anfrage selbst, also die erste Mail an einen Kontakt, finden Sie die Formel unter Termin vereinbaren: Wie schreiben.

Tabelle: Die fünf Muster eines Geschäftstreffens, Stand 10/2026

Quelle: Redaktion KRAUSS GmbH. Die Zeitpunkte sind Erfahrungswerte aus der Terminvereinbarung, keine Messung.

Wie sieht ein Muster für die Einladung zu einem Geschäftstreffen aus?

Die Einladung nennt den Anlass, die Agenda in einer Zeile und zwei Zeitfenster. Ersetzen Sie die Klammern durch Ihre Angaben:

Betreff: Treffen zu [Thema], [Dauer], [Wochentag] oder [Wochentag]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

wir möchten mit Ihnen [Entscheidung oder Thema] besprechen, weil [Anlass]. Passt Ihnen [Wochentag, Datum, Uhrzeit] oder [Wochentag, Datum, Uhrzeit]? Wir planen [Dauer] ein, am Ort [Adresse] oder per Videocall.

Bitte antworten Sie bis [Datum], damit wir den Raum buchen können.

Mit freundlichen Grüßen, [Name]

Für ein Bewerbungsgespräch tauschen Sie nur Betreff und Anlass: "Einladung zum Gespräch für die Position [Jobtitel]". Fragen Sie hier nach einem Zeitfenster, das der Bewerber wählt, und nennen Sie Ansprechpartner und Dauer.

Wie lautet ein Muster für die Terminbestätigung?

Die Bestätigung wiederholt Datum, Uhrzeit, Ort oder Link, Teilnehmer und Agenda und nennt eine Absagefrist. Senden Sie sie sofort nach der Zusage:

Betreff: Bestätigung, [Thema] am [Datum], [Uhrzeit]

Sehr geehrte Frau [Nachname], wir bestätigen unser Treffen am [Wochentag, Datum] um [Uhrzeit] in [Ort oder Link]. Es nehmen teil: [Namen]. Wir besprechen [Agenda in einer Zeile]. Bitte bringen Sie [Unterlagen] mit. Wenn Sie absagen müssen, geben Sie uns bis [Frist] Bescheid. Mit freundlichen Grüßen, [Name]

Die Absagefrist legt fest, bis wann der Termin noch neu vergeben werden kann. Mehr zu Bestätigung und Erinnerung steht unter doppelte Terminbestätigung.

Wie plane ich ein Treffen mit mehreren Teilnehmern?

Schlagen Sie höchstens drei Zeitfenster vor und lassen Sie die Teilnehmer per Abstimmung wählen. Online-Werkzeuge wie Doodle oder Calendly sparen den Mailverkehr, weil sie Kalender abgleichen und Erinnerungen versenden. Bei internationalen Teilnehmern nennen Sie die Zeit mit Zeitzone ("14:00 Uhr MEZ") und prüfen sie mit einem Zeitzonenrechner.

Eine Mail mit Vorschlägen genügt bei zwei Beteiligten. Ab vier Beteiligten kostet die Abstimmung per Mail mehr Zeit, als die Abstimmungsseite zum Einrichten braucht. Für Entscheider, die Sie nicht kennen, bleibt die persönliche Mail oder der Anruf besser, weil ein Abstimmungslink wie Werbung wirkt (Termin am Telefon vereinbaren).

Praxisbeispiel: Wie viele Ausfälle verhindert eine Erinnerung?

In einem Projekt für einen Anbieter von Software für Handwerksbetriebe standen 30 Vorführtermine im Kalender. Ohne Erinnerung fielen 7 davon aus, das sind 23 Prozent. Nach der Umstellung auf eine Erinnerung am Vortag und eine kurze Nachricht zwei Stunden vorher fielen bei den nächsten 30 Terminen 3 aus, das sind 10 Prozent. Der Vertrieb sprach mit 4 Entscheidern mehr, ohne zusätzliche Anfrage.

Das Beispiel zeigt eine Richtung. Ausfälle hängen auch von Zielgruppe und Terminart ab (No-Show).

Was kostet ein ausgefallenes Geschäftstreffen?

Rechnen Sie die Zeit, die niemand nutzen konnte. Ein Vor-Ort-Termin mit Anfahrt bindet rund 3 Stunden, bei 70 Euro je Stunde (Annahme, setzen Sie Ihren Satz ein) sind das 210 Euro je Termin.

Tabelle: Kosten ausgefallener Termine bei 30 Treffen, Stand 10/2026

Quelle: eigene Rechnung, Stundensatz und Dauer sind Annahmen. Die Differenz beträgt 840 Euro je 30 Termine. Was Termine über einen Dienstleister kosten, rechnet der Terminpreis-Rechner mit Ihrem Budget vor.

Wann brauchen Sie kein Muster für ein Geschäftstreffen?

Verzichten Sie auf Muster, wenn Sie den Kontakt gut kennen: Ein Stammkunde antwortet auf eine Zeile ("Dienstag, 10 Uhr?") schneller als auf eine Standardmail. Auch bei Spitzenentscheidern wirkt ein sichtbares Serienmuster unpersönlich, dort ersetzt ein persönlicher Satz zum Anlass den Baustein. Bei kalten Kontakten trägt kein Muster so weit wie ein Anruf, die Methode beschreibt Terminvereinbarung im B2B. Wer täglich mehrere Dutzend neue Termine braucht, überlässt das einem Team: Telefonakquise bei KRAUSS ist dafür gedacht, aber nicht nötig, wenn Sie wenige Kontakte persönlich bedienen.

Checkliste: Was gehört in die Erinnerung und in die Nachbereitung?

Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie Erinnerung und Nachbereitung versenden.

• Uhrzeit und Ort oder Link stehen in der ersten Zeile.
• Teilnehmer und Agenda stehen in der Mail.
• Unterlagen sind genannt oder angehängt.
• Eine Telefonnummer für Rückfragen steht in der Mail.
• Die Nachbereitung geht am selben oder nächsten Werktag raus.
• Ergebnisse stehen in drei bis fünf Sätzen, nicht im Protokoll auf zwei Seiten.
• Jede Aufgabe hat einen Namen und eine Frist.
• Der nächste Termin steht schon im Kalender.

Wie sieht ein Muster für die Nachbereitung aus?

Die Nachbereitung nennt Ergebnisse, Aufgaben und den nächsten Termin. Muster: "Vielen Dank für das Gespräch am [Datum]. Wir haben vereinbart: [Ergebnis 1], [Ergebnis 2]. [Name] übernimmt [Aufgabe] bis [Frist]. Unser nächster Termin ist am [Datum]." Mehr dazu in Meeting Follow-up.

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Häufig gestellte Fragen

Wie frage ich höflich und formell nach einem Termin?

Wählen Sie eine klare Betreffzeile, sprechen Sie den Empfänger mit Namen an, nennen Sie den Anlass im ersten Satz und schlagen Sie zwei Zeitfenster vor.

Welche Formulierung eignet sich für eine Terminanfrage per E-Mail?

Schreiben Sie: "Passt Ihnen [Wochentag, Uhrzeit] oder [Wochentag, Uhrzeit] für [Dauer]?" Diese Frage lässt sich mit einem Wort beantworten und ersetzt die offene Frage nach der Verfügbarkeit.

Wie schlage ich einen Termin für ein persönliches Gespräch vor?

Nennen Sie den Grund, der ein Gespräch vor Ort rechtfertigt, die Dauer und zwei Optionen. Bieten Sie zusätzlich einen Videocall an, wenn die Anreise die Zusage verhindern könnte.

Wie mache ich einen Termin mit meinem Chef aus?

Nennen Sie Thema, Dauer und die Entscheidung, die Sie brauchen, und schlagen Sie Zeiten vor, die in seinen Kalender passen. Mehr dazu in Termin vereinbaren für den Chef.